PROSES ORGANISASI

PROSES ORGANISASI

A.   Proses organisasi

        Proses dalam kamus bahasa Indonesia berarti rangkaian suatu tindakan. Sedangkan proses dalam buku organisasi karangan Gibso Invancevich Donnelly adalah berkenaan dengan aktifitas yang memberi kehidupan pada skema organisasi tersebut. Proses organisasi merupakan jiwa bagi struktur organisasi. Jika proses tersebut tidak berjalan dan berfungsi dengan baik, maka masalah yang tidak pernah diharapkan akan timbul dalam sebuah organisasi.

Bagian-bagian Proses Organisasi :

a.    Proses Komunikasi,  yaitu rangkaian kegiatan sebelum atau pada saat kejadian itu sedang terjadi. contoh : Koordinasi, rapat, pengumuman dll. Dalam proses ini, bahwa pentingnya komunikasi dalam sebuat proses organisasi agar tidak ada kesalahpahaman antar anggota organisasi dalam menjalankan tugasnya masing-masing.

b.    Hubungan antar peran, selain komunikasi Hubungan antar suatu anggota dalam organisasi itu sangat penting terutama untuk membangun proses kerja dari organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antar peran maka setiap anggota dalam organisasi akan saling bekerjasama secara optimal dalam menjalankan perannya masing.

c.    Tahap Pengawasan, dimulai komunikasi dalam tahap perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, penggunaan SDM yang layak, penggunaan anggraran, pengarahan, pelaksanaan, pengawasan, pencatatan dan pelaporann sampai pada organisasi selesai.  Apabila proses pengawasan tidak dilaksanakan, maka biasanya pencapaiannya kurang baik.

d.    Pengawasan/pengendalian, Dalam sebuah proses diperlukan pengawasan/pengendalian terhadap pihak yang berwewenang agar suatu proses organisasi dapat berjalan dengan baik, terarah dan sesuai dengan tujuan.

B.   Proses mempengaruhi

Setiap organisasi dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor. Namun, bagaimana kita melaksanakan suatu wewenang agar organisasi tersebut mendapat pengaruh yang baik.

1.    Elemen-elemen yang dapat memepengaruhi proses organisasi yaitu :

a.    orang yang mempengaruhi (0)‏

b.    metode mempengaruhi (→)‏

c.    orang yang dipengaruhi (p)‏

Jadi proses mempengaruhi : 0 → p
Jadi didalam data di atas tedapat timbal balik dalam suatu pengaruh untuk mempengaruhi seseorang. sedangkan metode untuk mempengaruhi adalah di antaranya :
a. Kekuatan fisik
b. Penggunaan sanksi (positif/negatif)‏
c. Keahlian
d. Kharisma (daya tarik)‏

2.    Daerah pengaruh mencakup hubungan-hubungan :
a. Antara perseorangan
b. Kelompok dengan seseorang
c. Seseorang dengan kelompok

3.    Hubungan antara Kekuasaan dan Pengaruh
a. Analisis French-Raven
b. Analisis Etzioni
c. Analisis Nisbel

4.    Perbedaan kekuasaan dan wewenang

a.    Pengertian kekuasaan

Kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain untuk mencapai sesuatu dengan cara yang diinginkan. Studi tentang kekuasaan dan dampaknya merupakan hal yang penting dalam manajemen. Karena kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, maka mungkin sekali setiap interaksi dan hubungan sosial dalam suatu organisasi melibatkan penggunaan kekuasaan. Cara pengendalian unit organisasi dan individu di dalamnya berkaitan dengan penggunaan kekuasaan. Kekuasaan manager yang menginginkan peningkatan jumlah penjualan adalah kemampuan untuk meningkatkan penjualan itu. Kekuasaan melibatkan hubungan antara dua orang atau lebih. Dikatakan A mempunyai kekuasaan atas B, jika A dapat menyebabkan B melakukan sesuatu di mana B tidak ada pilihan kecuali melakukannya. Kekuasaan selalu melibatkan interaksi sosial antar beberapa pihak, lebih dari satu pihak. Dengan demikian seorang individu atau kelompok yang terisolasi tidak dapat memiliki kekuasaan karena kekuasaan harus dilaksanakan atau mempunyai potensi untuk dilaksanakan oleh orang lain atau kelompok lain.

b.    Pengertian wewenang

Wewenang dalam arti kemampuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan nilai dan norma yang berlaku. Wewenang adalah kekuasaan yang syah untuk melaksanakan peranan sesuai dengan jabatan untuk mewujudkan harapan-harapan selaras dengan lingkungannya.Wewenang merupakan wahana untuk memasyarakatkan nilai-nilai dan norma-norma dalam suatu lingkungan. Seseorang harus bijak dalam mengambil wewenang yang dia miliki jangan sampai merugikan orang lain akan tetapi menguntungkan diri sendiri.

c.    Kesimpulan perbedaan kekuasaan dan wewenang

Kekuasaan amat erat hubungannya dengan wewenang. Tetapi kedua konsep ini harus dibedakan. Kekuasaan melibatkan kekuatan dan paksaan, wewenang merupakan bagian dari kekuasaan yang cakupannya lebih sempit. Wewenang tidak menimbulkan implikasi kekuatan. Wewenang adalah kekuasaan formal yang dimiliki oleh seseorang karena posisi yang dipegang dalam organisasi. Jadi seorang bawahan harus mematuhi perintah manajernya karena posisi manajer tersebut telah memberikan wewenang untuk memerintah secara sah.

C.   Proses pengambilan keputusan

Keputusan dari seorang pemimpin tidak datang secara tiba-tiba,

tetapi melalui suatu proses.

1.    Proses pengambilan keputusan itu berlangsung dengan tahapan

sebagai berikut :

a.    Menghimpun data melalui pencatatan bahkan mungkin

b.    Berupa kegiatan penelitian

c.    Melalui analisis data

d.    Menetapkan keputusan yang akan ditempuh

e.    Mengoperasionalkan keputusan menjadi kegiatan

f.     Selama berlangsungnya kegiatan sebagai pelaksana keputusan akan diperoleh data operasional yang baru

2.    Sementara itu tahapan-tahapan dalam proses pengambilan

keputusan dapat dikemukakan sebagai berikut :

a.    Tetapkan masalah

b.    Identifikasi kriteria keputusan

c.    Alokasikan bobot pada kriteria

d.    Kembangkan alternative

e.    Evaluasi alternative

f.     Pilih alternative terbaik

3.    Dalam pengambil keputusan ada dua tipe keputusan:

a.    Keputusan Terprogram

Keputusan terprogram adalah prosedur spesifik yang

dikembangkan untuk masalah yang rutin dan berulang. Jika situasi yang sering muncul, biasanya prosedur rutin akan dapat disusun untuk menyelesaikannya.

b.    Keputusan Tidak Terprogram

Adalah keputusan membutuhkan manajemen masalah yang unik dan kompleks. Keputusan tidak terprogram ini dibuat jika ada hal yang baru dan tidak berstruktur. Keputusan adalah mekanisme organisasional dengan bentuk usaha untuk mencapai suatu tujuan yang tertentu. Untuk masalah yang munculnya sering, mengetahui seluruh proses tidak menjadi hal utama. Jika suatu kebijakan telah diputuskan untuk mengatasi masalah seperti itu maka menajer tidak perlu lagi untuk mengmbangkan dan mengevaluasi seluruh altrernatif setiap masalah yang sama muncul kembali. Dapat dilakukan sebagai berikut:

a.    Menetapkan sasaran dan tujuan serta mengukur hasil

b.    Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah dengan tepat dapat terhalangi oleh faktor-faktor seperti berikut:

·         Masalah presepsi: bahwa presepsi individu mempunyai peluang untuk melindungi atau menghalangi kita dari kenyataan yang tidak menyenangkan.

·         Masalah didefinisikan sebagai solusi: merupakan suatu upaya untuk langsung lompat pada suatu kesimpulan.

·         Identifikasi gejala sebagai masalah: masalah biasanya terdiri dari tiga type, yaitu kesempatan, krisis, dan rutin.

4.    Mengembangkan Alternatif

Sebelum suatu keputusan dibuat, alternative yang masuk-akal (solusi potensial untuk masalah tersebut) mesti ditelaah serta akibat dari masing-masing alternative juga mesti dikaji.

5.     Mengevaluasi Alternatif

Dalam memilih dari sejumlah alternative, pengambil keputusan harus dituntun oleh sasaran dan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Hubungan antara alternative-hasil didasarkan atas tiga kondisi, yaitu:

a.    Kepastian

b.    Ketidakpastian

c.    Resiko

6.    Memilih Alternatif

Adalah untuk memecahkan masalah guna mencapai tujuan yang direncanakan sebelumnya. Keputusan bukan suatu hasil, tetapi hanya suatu sarana untuk mencapai tujuan.

7.    Mengimplementasikan Keputusan

Suatu keputusan yang tidak diimpletasikan tidak lebih dari sebuah abstraksi belaka. Tujuan mengimpletasikan keputusan agar mencapai tujuan yang dikehendaki. Implementasikan keputusan melibatkan banyak orang sehingga untuk menguji keputusan itu dapat dengan melihat perilaku orang yang dipengaruhi oleh keputusan itu.

8.    Mengendalikan dan Mengevaluasi

Manajemen yang efektif melibatkan pengukuran secara periodik terhadap hasil.

Model-model Pengambilan Keputusan:

a.    Relationalitas Keputusan

b.    Model-model perilaku pengambilan keputusan

9.    Teknik Pengambilan Keputusan

a.    Teknik -teknik kreatif : Brainstorming dan Synectics

b.    Teknik -teknik partisipatif

c.    Teknik -teknik pengambilan keputusan Modern : teknik delphi, teknik kelompok nominal

D.   Dua model fisher dalam proses pengambilan keputusan

Menurut pendapat ini, model dalam pengambilan keputusan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

1.    Model preskiptif

Model yang menerangkan bagaimana kelompok seharusnya mengambil keputusan dengan cara memberikan pedoman dasar, agenda, jadwal dan urut-urutan yang membantu kelompok mencapai consensus. Model ini disebtu jugasebagai model normatif. Penerapan model preskiptif atau model normatif meliputi lima langkah, yaitu :

·         Orientasi, yaitu menentukan bagaimana situasi yang dihadapi.

·         Evaluasi, yaitu menentukan sikap yang perlu diambil.

·         Pengawasan, yaitu menentukan apa yang harus dilakukan untuk menghadapi situasi tersebut.

·         Pengambilan keputusan, yaitu menentukan pilihan atas berbagai alternatif yang telah dievaluasi.

·         Pengendalian, yaitu melakukan pengawasan terhadap pelaksannan hasil keputusan.

2.    Model deskriptif

Model yang menerangkan bagaimana kelompok mengambil keputusan. Model ini juga menerangkan (menggambarkan) segala sesuatu sebagaimana apa adanya. Model ini juga memberikan kepada manajer informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan-keputusan, dan tidak menawarkan penyelesaian masalah.